Respuestas verificables para decisiones de gestión
$2.008millonesen cheques cobrados y sin depositar.
Los encontró este sistema la primera vez que corrió sobre el ERP de una distribuidora mayorista: más de diez años, más de 200 tablas. El dato estaba en la base desde el primer día; lo que faltaba era que cualquiera pudiera preguntarlo.
Cheques cobrados y sin depositar · 2.148 cheques · $2.007.646.935,25Ver la consulta
facturas vencidas sin cobrar: $1.528 millones, el 30,1% del saldo abierto
Cartera vencida
9
preguntas publicadas, cuatro del ERP y cinco de la cola de cobranza. Fuera del catálogo, el sistema no contesta
Cada una con su consulta a la vista
El sistema, corriendo sobre el caso real
Una distribuidora mayorista. El ERP tiene más de diez años, más de 200 tablas y columnas cuyo nombre ya nadie recuerda qué significa. El gerente comercial preguntaba cuánto se perdió en cheques rechazados y la respuesta requería varias consultas, trabajo manual y que otro sector tuviera tiempo. El costo principal no era la espera: era que, sabiendo eso, hay preguntas que no se hacen, y la decisión se toma igual, con el número que está a mano. La idea es que cualquiera pueda preguntarlo.
Cada caso se muestra dos veces, con las mismas respuestas reales calculadas sobre ese ERP: como le llegaría a quien pregunta —el teléfono es una ilustración armada con esos datos— y como lo ve quien audita, con la consulta que las calculó. Los datos son reales, anonimizados y con las magnitudes escaladas por un factor constante.
El ERP
Respuestas consistentes sobre un ERP complejo
Así aparecieron los $2.008 millones del comienzo de esta página: 2.148 cheques cobrados y sin depositar. Abajo, la consulta que los encontró.
Nadie había escrito qué significa “ingreso” en esa empresa, así que cada tablero daba un número distinto, todos bien calculados, y cada reunión empezaba por discutir cuál valía.
Las cuatro preguntas del ERP
Así llegaría a quien pregunta
zPreguntas al ERPsólo lectura
¿Cuáles son los ingresos totales?
Los ingresos totales del período son $39.734.401.800,21, en 15.817 facturas.
Los ingresos totales del período son $39.734.401.800,21, en 15.817 facturas.
Para auditar: la consulta que calculó la respuesta
SELECT ROUND(SUM(total), 2) AS ingresos_totales_pesos,
COUNT(*) AS facturas
FROM facturas
WHERE estado <> :anulada;
La cobranza
La cola de cobranza, ordenada con el dato que faltaba
Hay 486 facturas vencidas por $1.528 millones y no es viable contactar a todos. Ordenada por monto, la cola señala primero a un cliente que paga 3,2 días antes de vencer: no requiere una llamada; basta un recordatorio. Ordenada por saldo y antigüedad aparece otro, con una factura parada hace 632 días y un historial de pagar 8,4 días antes del vencimiento. A ese cliente no hay que llamarlo para cobrar: hay una factura en discusión que nadie cerró.
El dato que ordena bien la cola —cómo pagó siempre cada cliente— estaba en el ERP. Lo que no había era una forma de preguntarlo sin depender de otro sector.
Las cinco preguntas de la cola de cobranza
Así llegaría a quien pregunta
zPreguntas al ERPsólo lectura
¿Cuánto hay vencido y sin cobrar?
Hay 486 facturas vencidas sin cobrar por $1.528.080.710,96: el 30,1% del saldo abierto.
Cola de cobranza · clientes anonimizadoscartera vencida
>¿Cuánto hay vencido y sin cobrar?
Hay 486 facturas vencidas sin cobrar por $1.528.080.710,96: el 30,1% del saldo abierto.
Para auditar: la consulta que calculó la respuesta
WITH abiertas AS (
SELECT total - cobrado AS saldo, dias_vencida
FROM facturas_al_corte
WHERE fecha_cobro IS NULL
)
SELECT SUM(CASE WHEN dias_vencida > 0 THEN 1 ELSE 0 END) AS facturas_vencidas,
ROUND(SUM(CASE WHEN dias_vencida > 0 THEN saldo ELSE 0 END), 2) AS saldo_vencido_pesos,
ROUND(100.0 * SUM(CASE WHEN dias_vencida > 0 THEN saldo ELSE 0 END) / SUM(saldo), 1)
AS pct_del_saldo_abierto
FROM abiertas;
Qué se puede entregar
Lo de arriba es lo hecho. Lo que sigue es lo que se puede entregar.
Entrada y diagnóstico
Diagnóstico
Dice si hay un proyecto o un ajuste menor. En una semana entrega una carilla: la pregunta, si se puede responder, de qué depende, el paso siguiente y al menos una cosa que no se va a hacer.
Auditoría: qué cuesta hoy cada pregunta
Para cada número que hoy se pide, mide qué cuesta conseguirlo: cuántas veces al año se pide, cuántos días tarda, quién lo arma y qué decisión se toma mientras tanto. En dos a tres semanas entrega la lista de preguntas con el costo de cada una, el punto de partida medido contra el que se compara cualquier mejora, y una pregunta elegida para resolver en las cuatro semanas siguientes.
Datos que ya existen
Un catálogo de métricas aprobadas sobre la base que ya existe
Para los números que cambian según el tablero que se mire. Cada métrica queda escrita una vez —qué significa, la consulta que la calcula y quién la aprobó— y el sistema responde sólo desde ese catálogo, como el de arriba. Se entrega por partes en cuatro a ocho semanas.
Priorización de una cola de trabajo
Ordena una cola —cobranza, reclamos, cheques rechazados— con reglas escritas: a quién se atiende primero y por qué. En semanas entrega la cola ordenada, las reglas y los números que la acompañan, todo recalculable cuando se quiera.
El reporte que se arma solo
Reemplaza el reporte que cada mes alguien arma copiando de varias fuentes. Las consultas quedan fijas y con una fecha de corte, y el documento sale igual cada vez que se corre. Se entrega en días a dos semanas.
Datos entre sistemas
El puente que reemplaza la planilla copiada a mano
Conecta dos sistemas que hoy se sincronizan a mano. En semanas entrega el proceso andando: si un envío falla, reintenta; cada movimiento queda registrado; y hay una regla escrita para lo que se rechaza. Incluye mantenimiento, o una fecha acordada en que deja de correr.
Los sistemas de la empresa, usables desde otras herramientas
Para que un asistente u otra herramienta use lo que los sistemas ya hacen —consultar un stock, cargar un pedido— sin copiar la base a otra plataforma. En semanas entrega esas operaciones publicadas, con permisos por operación y registro de quién llamó a qué.
De documentos a datos, con revisión humana
Pasa un tipo de documento —facturas, remitos, órdenes, resúmenes— a datos cargables. En semanas entrega el proceso, que separa cada documento en tres: cargado, para que alguien revise, o no se pudo leer; y mide cuántos caen en cada uno.
Lo que sostiene cada entrega
Traspaso y formación
Para que el proceso no dependa de quien lo construyó. Dentro del proyecto entrega la documentación, las corridas que cualquiera puede repetir, y sesiones hasta que una persona de la empresa lo opere sin ayuda.
Medición y mantenimiento
Detecta cuando algo cambia —una tabla, un servicio, una credencial, un criterio de negocio— y lo corrige. Entrega, de forma continua, la medición contra el punto de partida y el mantenimiento, con una ventana de respuesta acordada desde el inicio.
Elige entre las definiciones del catálogo. No improvisa.
La pregunta se escribe en castellano. El modelo no escribe consultas nuevas ni lee tablas: elige entre las definiciones del catálogo, la consulta corre sobre una copia de la base de la empresa, y la respuesta vuelve con la consulta que la produjo.
Las definiciones se escriben una vez
Qué significa “ingreso”, qué cuenta como factura vencida, cómo se mide el atraso: cada definición queda escrita, con su consulta y con quién la aprobó. La discusión se da una sola vez, mirando la definición — no en cada reunión.
El modelo elige, no inventa
Frente a una pregunta, elige cuál de las definiciones del catálogo la contesta. No escribe consultas nuevas, así que la misma pregunta utiliza siempre la misma definición.
Fuera del catálogo, no contesta
Si la pregunta no cae en ninguna definición, el sistema lo dice en vez de improvisar. Es a propósito: una consulta improvisada puede dar un número distinto cada vez.
Qué queda instalado
Lo que se entrega es un sistema, no una lista de consultas: el lugar donde se pregunta, y el catálogo de definiciones que contesta.
Dónde se pregunta
En una pantalla como la consola de arriba, o en el chat que el equipo ya usa —WhatsApp, Slack, Teams—. Se decide en el diagnóstico, según dónde trabaja quien va a preguntar; el sistema de atrás es el mismo.
Quién pregunta
Cualquiera del equipo con acceso, sin saber SQL ni conocer las tablas. Escribe la pregunta en castellano y recibe la respuesta; la consulta va debajo, para quien quiera revisarla.
Dónde corre
Sobre una copia de las tablas del ERP, tomada con un usuario de sólo lectura y cargada en una base aparte; el ERP no se toca. El modelo ve la pregunta y el catálogo de definiciones, no las tablas; el detalle está más abajo, en seguridad.
Cómo se agrega una pregunta
Se escribe la definición, se aprueba, y queda disponible esa misma semana. El catálogo es de la empresa, y el sistema sigue andando cuando el trabajo termina.
Cómo se protege la información de la empresa
El tratamiento de la información se define antes de iniciar el trabajo. Conviene distinguir las filas de la base, las consultas del catálogo y los resultados.
Las filas no salen
El sistema no manda facturas, clientes ni cheques a ningún modelo. El modelo ve dos cosas: la pregunta escrita en castellano y el catálogo de definiciones — los nombres y las descripciones. Con eso elige. No lee tablas.
Las consultas corren sobre una copia, no sobre el ERP
El ERP no se consulta en vivo. Se lee con un usuario de sólo lectura y las tablas que hacen falta se copian a una base aparte, armada para esto, donde corren las definiciones; la copia se vuelve a cargar cuando la empresa lo pide. El ERP no se toca ni se frena. Dónde vive esa copia se fija por escrito antes de empezar: en la red de la empresa, o en una máquina que la empresa autoriza. Lo único que vuelve de cada consulta es su resultado. Si un resultado incluye nombres de clientes, esa información sí sale; por eso se define, para cada métrica, cuáles devuelven totales y cuáles nombres.
Qué hace el modelo
Se usa un modelo de lenguaje para dos cosas: elegir qué definición contesta la pregunta y redactar la respuesta. No calcula nada: los números salen de la consulta. La cuenta va a nombre de la empresa, sin uso para entrenamiento y con los registros a la vista.
Y lo administrativo
Acuerdo de confidencialidad firmado antes de la primera sesión, no después. Accesos nominales, nunca compartidos. Cada consulta queda registrada —quién la hizo, qué consulta corrió y cuántas filas devolvió— y ese registro es de la empresa. El último día se revocan las credenciales y el sistema sigue andando.
Cuatro pasos. El primero no tiene costo.
El trabajo se contrata por etapas, con alcance cerrado, precio acordado por escrito antes de comenzar y sin facturación por hora. La tabla detalla qué responde cada paso, cómo se contrata y cuánto tarda.
Qué cuesta empezar
Nada. El paso 0 —el diagnóstico— no tiene costo: una conversación y una carilla.
Cuándo se sabe el precio
Después del diagnóstico, por escrito y antes de empezar. El precio de cada paso se entrega por escrito al terminar el paso anterior.
Qué compromisos hay
La forma de contratación y el plazo comprometido de cada paso.
paso
qué responde
forma de cobro
plazo
0Diagnóstico
Si hay caso. Dos horas con quien conoce la base y una carilla por escrito: qué se encontró, y el alcance y el precio de los dos pasos siguientes.
sin costouna conversación y una carilla por escrito
una semana
1Auditoría
Cuánto cuesta hoy cada pregunta: cuántas veces al año se pide, cuántos días tarda, quién la arma. Ese punto de partida medido es contra lo que se compara todo lo que sigue, y queda aunque no se siga.
alcance cerrado
2 a 3 semanas
2Un proceso
El proceso elegido queda instalado —la pantalla o el chat donde se pregunta, y el catálogo de definiciones aprobadas—, medido y operable por el equipo de la empresa, entregado por partes: cada métrica aprobada queda funcionando esa misma semana.
precio fijo, acordado antes de empezar
4 a 8 semanas
3Por resultado
Un porcentaje del ahorro medido contra el punto de partida de la auditoría. Sin ese punto de partida no hay contra qué medir, por lo que este paso no se contrata por separado.
porcentaje único por escrito + fee base mensual
12 meses
Cada etapa tiene alcance cerrado y precio acordado por escrito antes de comenzar. No se factura por hora; si cambia la necesidad, se redefine el alcance por escrito.
Modalidad de contratación
Cada etapa se contrata con alcance cerrado, precio fijo y plazo acordados por escrito antes de comenzar. No se factura por hora. El diagnóstico no tiene costo y permite definir las etapas siguientes; cualquier cambio posterior requiere una modificación del alcance acordada por escrito.
De qué depende el precio
Cuántos sistemas hay que conectar — el factor que más pesa.
En qué estado está la documentación de lo que hoy se hace.
Cuántas métricas hay que definir, discutir y firmar.
El diagnóstico identifica esas variables sin costo y concluye con una propuesta de alcance, plazo y precio para las etapas siguientes.
Preguntas frecuentes antes de contratar
¿Esto no lo hace ya Copilot, o el asistente de Power BI?
Hacen algo parecido, con una diferencia: ésos escriben la consulta en el momento; éste elige entre definiciones escritas de antemano. Un asistente que escribe consultas sobre una base de más de 200 tablas tiene que adivinar dónde está el dato y qué significa la pregunta, y puede contestar distinto cada vez. El problema de esa distribuidora no era la falta de herramienta: nadie había escrito qué significa “ingreso”. Un asistente que improvisa no resuelve eso. Y si mañana la empresa compra esa licencia, las definiciones escritas sirven dentro de esa herramienta también: son definiciones y consultas documentadas.
¿Hace falta tener los datos ordenados antes de empezar?
Los datos suelen estar; lo difícil es interpretarlos. El ERP del caso tiene más de 200 tablas, columnas con nombres en clave y fechas guardadas con ceros, y funciona así hace más de diez años. El dato que ordenó bien la cola de cobranza estaba ahí desde el primer día. Ordenar antes no hace falta: ésa es la parte del trabajo, y la más cara — el costo de estos proyectos casi nunca es el modelo; es conectar con lo que ya está. Y si de verdad falta un dato, el diagnóstico lo dice por escrito, con el nombre de la tabla que falta.
Una pregunta que hoy no se puede contestar.
Cuatro campos. Los lee una persona y contesta dentro de dos días hábiles — también cuando la respuesta es que son cinco minutos de trabajo y no hay proyecto. El diagnóstico no tiene costo y termina en una carilla por escrito.
Los dos últimos campos son lo que hace falta para contestar algo concreto en la primera respuesta.